Коротко о статье: "Рассказывается о казусах, которые могут
смазать впечатление во время е-mail переписки".
Как писать электронные письма
Один из обязательных пунктов алгоритма
скорочтения, составленного более
двадцати лет назад, состоит в том, чтобы задать вопрос автору статьи. Технологии
шагнули вперед, и теперь можно не просто задавать воображаемые вопросы автору статей,
но и писать персональные письма, получая ответы на свои вопросы.
Задавать вопросы по прочитанному тексту, на мой взгляд, это один
из главных пунктов
скорочтения. Задавая вопросы, Вы перерабатываете и лучше запоминаете
полученную информацию.
Возможно, мне возразят, что авторы очень заняты и не будут отвечать
на ваши письма. Возможно, это так, но за себя отвечу, что мне приятно получать практически
любые отклики, поскольку они дают пищу для размышлений.
Однако, в таком простом деле, как написание писем, возможны досадные
ляпы. Я опишу распространенные, на мой взгляд, ошибки, которые допускаются при составлении
писем.
Правильно обращайтесь к собеседнику
Обращайтесь к респонденту так, как он указывает в заголовке письма
или в подписи. Например, в заголовке моего письма пишется "Serge Mikhailov <serge_mikhailov@mail.ru>"
. Значит, и обращаться ко мне нужно по имени.
Совет: Я настоятельно рекомендую проверить Ваш заголовок письма
и отформатировать имя либо фамилию, чтобы не возникало недоразумений. Если Вы хотите,
чтобы к Вам обращались по имени-отчеству, так и укажите в подписи.
Если в заголовке написано "Странный и обязательный", то ничего,
кроме раздражения такой респондент не вызывает, потому что нужно либо запомнить,
что его зовут Владимир Владимирович Ш., либо обращаться к нему как к "Странному".
Лирическое отступление: в домобильное время я занимался адаптацией
бухгалтерского программного обеспечения и давал в качестве контактного телефона
домашний, на который отвечала моя супруга. Так вот, большие недоразумения вызывало
то, что звонили клиентки, спрашивая Сережу. К слову сказать, я, естественно,
Сережа, но только для своей жены и мамы. Для всех остальных я √ Сергей.
Уменьшительное обращение в публичных отношениях проявляет, на мой взгляд, неуважение
к собеседнику.
Если между Вами установились отношения, в которых Вы обращаетесь
к собеседнику по имени-отчеству, то в дальнейшей переписке обращение, типа "Николай
Иванович, прошу извинить меня, если я неправильно запомнил Ваше имя-отчество",
не допустимо. Не берите на себя повышенных обязательств, если Вы не можете их держать.
Внимательно прочтите, как зовут человека. Ко мне иногда обращаются
как к Сергею Михайловичу (вместо Сергея Михайлова)...., и сразу становится
понятно, насколько я интересен собеседнику.
Я столько времени уделил эпистолярному значению подписи и тому,
как обращаться к респонденту, потому что считаю это очень важным показателем заинтересованности
в общении. И если обращение на ╚ты╩ в устной беседе как-то можно списать на плохую
память, воспитание, образование, то обращение без имени в электронной переписке
говорит либо об отсутствии культуры, невнимательности, либо о неуважении.
Перед отправкой прочитайте письмо чужими глазами.
Написав письмо, прочтите его чужими глазами и спросите себя,
все ли понятно тому, к кому Вы обращаетесь. Иногда я получаю письма, на которые
невозможно ответить без наводящих вопросов.
Например, мне пишут такие короткие запросы: "Ваш сайт не работает.",
"Не могу зайти на форум".
Поскольку у меня 24 доменных имени и несколько форумов, совет:
старайтесь давать побольше информации. То, что понятно Вам, может быть непонятным
собеседнику. Если Вы пишете автору статьи, то указывайте название статьи и место,
где статья размещена.
Напомните о себе в первых строках письма.
Каждый раз, когда я пишу знакомому, с которым не поддерживал
отношения долгое время, то в обязательном порядке напоминаю, при каких обстоятельствах
мы познакомились. Например, я пишу так: "Привет, Иван, пишет тебе Сергей Михайлов.
Мы делали проект ХYZ.... у меня возникли мысли по поводу...". То же самое следует
и из этики телефонных разговоров. Фразы типа, "привет, ты узнал меня?" неприемлемы
и свидетельствуют о низкой культуре общения.
Даже если Вы писали человеку вчера, то в обязательном порядке
процитируйте часть переписки, которая может напомнить о взаимоотношениях. Ответ
типа "Моя ставка 1000 рублей" некорректен. 1000 рублей √ за что? за дизайн
сайта, коррекцию текста в книге? или это почасовая ставка? Помните, что Ваш респондент,
если ведет множество проектов, может забыть Вас с того времени, когда писал Вам
ответ, хотя во время переписки создается впечатление, что Вы √ единственный, с кем
он ведет переписку.
Отвечайте на письма в течении одного дня.
Один мой клиент работал с нефтяной корпорацией из США. У меня
вызывало немалое удивление то, что на запрос любой сложности американцы отвечали
за 1-2 дня, в то время как наша компания часто задерживала ответы, а изредка и забывала
ответить на них. При этом стоит иметь в виду, что у российской фирмы штат был 100-200
человек, а у американцев √ сотни тысяч.
Я себе поставил за правило отвечать на письма в течение 1-2х
дней, иначе я просто забуду написать ответ.
Если Вы работаете фрилансером, то, при получении запроса на выполнение
определенной работы, обязательно посылайте ответ о том, что Вы получили письмо и
к какому сроку выполните задание или дайте развернутый ответ на письмо. Это должно
стать для Вас правилом. Я, к примеру, иногда вспоминаю о контакте в момент, когда
получаю отклик. В случае, когда фрилансер не отвечает в течение одного дня, я считаю,
что он утратил интерес к заданию.
Схема письма.
Новички обычно пишут весь текст письма без разбивки на абзацы.
Такие письма сложно пробежать глазами и понять, где закончилась одна мысль, а где
началась вторая. Я бы рекомендовал почаще использовать строчные пробелы и посоветовал
бы применять следующую структуру письма:
Приветствие
Напоминание о себе.
Суть письма
Подпись.
Выделяйте отдельный абзац под каждый раздел письма. Составляя
текст письма, разбивайте его логические блоки абзацами.
Фрилансеровская специфика
В наше время можно найти любого специалиста через биржу фрилансеров.
У меня вызывает немалое удивление факт, когда соискатель, у которого просишь указать
ставку и опыт работы, не отвечая на вопросы, сообщает номер ICQ.
Часто запросов на выполнение определенного вида работ столь много,
что реагировать на неполные письма просто нет времени.
Профессионалы в обязательном порядке перевыполнят план. Приведут
примеры своих работ, укажут опыт и выполнят тестовый пример, даже если их об этом
не просят. Прямо скажу, √ приятно работать с такими людьми.
Ну, а теперь я перейду к самому главному - для чего все это нужно.
Выбирая правильных людей для общения, Вы обогащаете себя.
Правильно составляя электронные письма, Вы экономите свое и чужое время.
Задание
Проверьте правильность оформления заголовка е-майла. Оформите его в
стиле "Имя-Фамилия" или так, как Вы хотите, чтобы к Вам обращались.
Четко определите, как зовут Вашего респондента. Не коверкайте его имя.
Каждый раз, когда Вы пишете письмо, оставляйте часть текста из предыдущего
письма.
Перед отправкой читайте письмо чужими глазами и задайтесь вопросом,
можно ли Ваше письмо прочесть как-либо по-другому.
Если автор пишет на интересные Вам темы, то пишите ему отклики. Составляя
письма, Вы будете перерабатывать полученный материал и заводить новый ценный
контакт. В конце концов, если текст не порождает отклика, то зачем его читать?
Подпишитесь на бесплатную рассылку
о скорочтении.
Вы получите серию писем, в которых будет демонстрироваться простые и понятные упржнения на освоение навыка скорочтения. Вы узнаете о том, как сделать апгрейт мозгов и наконец, начать быстро читать.